Funktionen

Die SAM-S Hauptfunktionen sind:

wpsams

 

  • Dokumente suchen und bearbeiten
  • Adressen suchen und bearbeiten
  • ToDo – Liste ( mit Einzel- und Serienterminen)
  • Mailbox: E-Mails als Dokumente speichern
  • Synchronisation: bestehende Dokumente in SAM-S synchronisieren
  • Import: bestimmte Dokumente oder Verzeichnisse in SAM-S übernehmen
  • Scanner: Belege einsannen, OCR ( Texterkennung),  mit Volltextsuchfunktion

Suchen

Suche nach DokumentenDas ist die wichtigste Funktion unseres Programms. Deshalb haben wir hier besondern Wert auf die Funktionsuche_docalität und die Geschwindigkeit gelegt.

Sie können bis zu 10 Suchbegriffe nacheinander eingeben. Mit „-“ können Sie Dokumente ausfiltern, die den Suchtext enthalten, und nicht in der Trefferliste erscheinen sollen.

Mit einem einfachen Klick auf „Suche Wiederholen“ rufen Sie jede in einer Sitzung eingegebene Suche sofort noch einmal auf.

Bei jeder Eingabe eines Suchwortes wird (ab dem 3. Buchstaben) eine Auswahlliste der bereits verwendeten Begriffe angezeigt. Außerdem sehen Sie sofort, wenn ein gesuchtes Wort nicht enthalten ist, und somit die Suche nach diesem Begriff sinnlos ist.

Über eine Funktionstaste rufen Sie eine Liste von vorgegebenen Suchbegriff – Kombinationen auf. Mit dieser Liste haben sie gleichzeitig eine selbst definierte „Ordnerstruktur“, mit der Sie auch Dokumente schnell indizieren können.

Zusätzlich zur Volltext- bzw. Stichwortsuche können Sie noch nach anderen Kriterien suchen, zum Beispiel nach Datumsbereich oder nach einer mit dem Dokument verknüpften Adresse.

NEU: verschachtelte Suche
Mit Doppelklick auf Wörter der aktuellen Suchergebnisse (Trefferliste, Betreff, Stichwörter, Notizen) erstellen Sie sofort eine neue Suche. Gleichzeitig stellen Sie damit eine Verknüpfung zu verbundenen Dokumenten her.

 

 

Dokumente bearbeiten

bearbeitenHier können Sie alle Informationen eines Dokuments erfassen bzw. bearbeiten: Termine,Thema, Stichworte, Notizen…

Diese Informationen sind für alle Dokumenten-Arten identisch.

Durch ein Universal-Eingabefeld haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Informationen formatiert (fett,unterstrichen, farbig hinterlegt usw.) zu erfassen. Jedem Dokument können beliebig viele Bilder zugeordnet werden.

Über die Suchfunktionen können Sie auf alle Informationen sofort zugreifen, egal in welchem Eingabefeld diese erfasst wurden.

Sie können Word, Excel, E-Mail und Notiz-Dokumente sofort hier erfassen.

Adressdaten können direkt in Word übergeben werden: Durch einfach zu erstellende Word-Vorlagen können Sie sofort neue Briefe erzeugen. Der Inhalt steht Ihnen danach automatisch zur Volltextsuche zur Verfügung.

Hier besteht auch die Möglichkeit, Serien-Termine wie zum Beispiel Urlaub, oder mehrere Einzeltermine pro Dokument zu erfassen.

Kontakte / Adressen

Adress-Suchesuche_adr
Die Adresseingabe enthält alle notwendigen Felder. Zusätzlich ist ein Universalfeld vorhanden, in das Sie formatierte Texte in beliebiger Länge erfassen (und auch danach suchen) können.

Es genügt, im Feld „Alles“ einen (oder mehrere) Suchbegriffe einzugeben, um eine Adresse zuverlässig und schnell zu finden.

Adress-Informationen
adrinfoSie können nicht nur Adress-Informationen, sondern auch alle anderen Arten von Informationen hier erfassen, z.B. eigene Abkürzungsverzeichnisse, Preislisten, Ziele.

Durch einen automatisierten Eintrag von Auswahlkriterien ins Universalfeld können Sie auch jederzeit komfortable Serienbrief-Selektionen aufbauen.

Sie können bestehende Outlook-Kontakte sofort als Adressdaten übernehmen. Ein gegenseitiger Abgleich der Daten von und zu Outlook-Kontakten ist vorgesehen.

Jedem Dokument kann eine Adresse zugeordnet werden.
Mit einem Klick auf  „Dokumente“ sehen Sie sofort alle mit der Adresse verbundenen Dokumente.

Jeder Adresse können beliebig viele Bilder zugeordnet werden, zum Beispiel die Fotos von bestimmten Mitarbeitern, das Firmenlogo usw.

 

 

eMail – Behandlung

Das E-Mail-Problem

Das „Outlook“-Email-System ist für die Speicherung und den Zugriff von großen Datenmengen nicht unbedingt geeignet. Wenn Sie viele E-Mails im Zugriff haben müssen, kann der Posteingangs- oder -ausgangskorb schnell sehr groß und unübersichtlich werden. Außerdem müssen Sie ein eingenes Programm starten, um speziell die E-Mails suchen und betrachten zu können.

Unsere E-Mail-Lösung

eMail-ErfassungslisteMit unserem Programm wird der E-Mail-Body automatisch als sofort sichtbare Notiz, der Betreff als Dokument-Thema gespeichert. Das E-Mail-Element wird aus Outlook entfernt, und in unsere eigene Container-Dateistruktur automatisch übernommen. Wahlweise können Sie auch nur die Anlage(n) übernehmen.

Für die Übernahme der Emails haben Sie mehrere Optionen:
– direkte Übernahme der Mail (inclusive Anlagen)
– Nur Anlage(n) übernehmen
– Volltextsuche mit/ohne Anlagen aufbauen…

Sie können zudem zusätzliche Stichworte etc. erfassen, die E-Mail einem bestimmten Kunden zuordnen, Wiedervorlagetermine eintragen etc. Die Übernehme gilt sowohl für Posteingang als auch für Postausgang. NEU Sobald eine eMail-Senderadresse einem Kontakt zugeordet wurde, schlägt das Programm bei weiteren eMails mit diesem Absender sofort den entsprechenden Kontakt vor.

In Ihrem „Outook“-Ordner sind also nur noch die aktuellen E-Mails enthalten. Ihr E-Mail-System wird deshalb entlastet.

Danach stehen Ihnen die E-Mails wie andere Notizen und Dokumente sofort über die Suchfunktion zur Verfügung, auch zur Volltextsuche. In der Mehrbenutzer-Version können alle Mitarbeiter zentral auf den E-Mail-Bestand zugreifen.

Import – Funktion

Import: Sie können alle Arten von Dokumenten (die nicht direkt mit SAM-S) erstellt wurden, direkt übernehmen, entweder „Sofort“ über eine integrierte Explorer-Auswahl, oder durch Verlagerung in die „Eingangsbox“.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Zugriffsordner für Ihre Hauptanwendungen festzulegen. Mit einem Klick haben Sie dann zum Beispiel alle Dokumente zur Übernahme in SAM-S zur Verfügung, die Sie mit „Powerpoint®“ oder „Word®“ in dessen Standard-Verzeichnis gespeichert haben.

Wir unterstützen auch Ihre bisherige Arbeitstechnik:
Wenn Sie wie gewohnt weiterarbeiten und zusätzlich die Vorteile von SAM-S nutzen wollen, können Sie Ihr Arbeitsverzeichnis „synchronisieren“. SAM-S untersucht dann, ob Sie Dateien hinzugefügt, gelöscht oder verändert haben. Alle Änderungen stehen Ihnen dann sofort zur Stichwortsuche und Volltextsuche zur Verfügung.
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Erweiterung beim Import von Fotos:
Als Datei-Erstellungsdatum wird jetzt die sog. EXIF – Information des Fotos direkt übernommen. Eine zusätzliche Vorschau- und Miniaturanzeigefunktion wurde integriert.

Erweiterung bei Import von Emails:
Sie können jetzt die Emails wie jede andere Datei importieren:
Erstellen Sie bzw. öffnen Sie dazu einen Ordner; markieren Sie die gewünschten Emails in Outlook; ziehen Sie die markierten Emails in diesen Ordner. Danach können Sie mit „Import / Verzeichnisse importieren“ alle Emails markieren und in einem Durchgang in die Dokumentenverwaltung übernehmen.

Terminkalender -ToDo

kalenderDie ToDo-Liste zeigt sofort alle offenen Termine bis zum aktuellen Termin an. Wichtige Termine sind fett dargestellt.

Selbstverständlich können Sie zu jedem Termin beliebig lange Notizen hinterlegen, und jedem Termin ein Dokument zuordnen.

NEU (ab Version 3.8)
verbesserte Methode zur Erfassung von Serienterminen
todoserie

 

 

 

Sie können jeden Termin „deaktivieren“, also auf Erledigt stellen, oder den Termin verschieben, oder sofort Kommentare anbringen …

Auch bereits erledigte Termine können alternativ angezeigt werden.

Unsere neu entwickelte Kalenderfunktion bringt auf einen Blick alle Tage eines Monats, die Termine enthalten. Dabei können Sie -auch ohne Maus- mit minimalen Eingaben vor- und zurückblättern, und die Detailtermine einzelner Tage mit den dazugehörenden Informationen anschauen.

Wer zum Beispiel unterwegs schnell auf dem Laptop einen Termin sucht, wird die „mauslose“ Methode schnell zu schätzen wissen.

Scannen

scanScannen: Dokumente können in einem Arbeitsgang gescannt, analysiert und indiziert werden.

Sie können zu einem Dokument beliebig viele Seiten einscannen.
Anschließend können Sie Anmerkungen, Stempel etc. einsetzen. Die Dokumente stehen Ihnen danach sofort über Volltext- und Stichwortsuche zur Verfügung.

Alle Scanner mit „TWAIN“-Schnittstelle können verwendet werden.
Jetzt mit Schnittstelle zu „IrfanView®„. Kostenlos!
Damit können Sie die Scanner-Funktionalität auf einfachste Weise integrieren. Zudem besteht die Möglichkeit, sofort beim Scanvorgang eine Bildformatumwandlung vorzunehmen (zum Beispield ins PDF-Format).

Zur Texterkennung ist eine zusätzliche OCR-Software notwendig.
Jetzt mit Schnittstelle zu „Google
® Tesseract-OCR„. Kostenlos!
Siehe dazu diesen Artikel:  https://www.heise.de/ct/artikel/Toolbox-Texterkennung-mit-Tesseract-OCR-1674881.html
Alle normalerweise notwendigen Kommandozeilen – Eingaben werden vom Programm automatisch erzeugt.
Diese Software bietet zufriedenstellende Ergebnisse, besonders bei einer Auflösung von 300dpi. Ein Download-Link ist im Menü „Einstellungen –>Scanner“ hinterlegt.

NEU: jetzt mit Schnittstelle zu ABBYY Finreader ®  (bis Version 14)
Bietet hervorragende Texterkennung, auch bei niedriger Auflösung. Sie müssen ABBYY Finereader selbst erwerben (Version 14 kostet ca. 150 € bei amazon.de ).

Sie können auch andere Texterkennungsprogramme verwenden. Voraussetzung ist eine Kommandozeilenschnittstelle.